Gestion manuelle des espèces : 8 raisons qui prouvent que cela nuit aux commerçants

Gestion manuelle des espèces : 8 raisons qui prouvent que cela nuit aux commerçants

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Le comptage et le traitement manuel des espèces ne s’arrêtent pas seulement au risque sécuritaire. C’est également une source de coûts financiers non négligeables.

Voici les principaux inconvénients rencontrés par les commerçants au quotidien :

 1 – Le risque d’écart de caisse est important

Ces différences peuvent être dû à de nombreuses circonstances qui vont de l’erreur involontaire de rendu monnaie jusqu’à l’acte prémédité comme la démarque inconnue par exemple.

 

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2 – Le comptage et les réconciliations nécessitent beaucoup de temps et de ressources

Une hôtesse de caisse consacre en moyenne entre 20 et 30 minutes par jour à compter manuellement son fond de caisse. Cette opération représente un coût additionnel important pour l’enseigne et elle est source d’erreurs.

3 – Les erreurs de comptage sont compliquées et coûteuses à identifier

Les opérations nécessaires pour identifier, analyser et confirmer les erreurs de caisse sont laborieuses, si l’on considère le nombre de transactions effectuées chaque jour par un point de vente.

4 – Le personnel et la direction sont très impliqués dans les processus de gestion des espèces

Le risque zéro n’existe pas, c’est pourquoi il faut rester vigilant, autant de la part des employés que celle de la direction lors des comptages des caisses et des réconciliations. Ceci afin d’éviter aussi bien les méprises que les larcins.

5 – Les risques de fraudes et de vols internes sont élevés

La gestion des espèces nécessite un investissement en temps important et engage la responsabilité de chaque personne ayant, à un moment donné, un accès à tout ou partie des espèces détenues dans le magasin.

6 – Le point de vente est très exposé aux tentatives de braquages

Les établissements financiers ont renforcé leurs équipements de sécurité. De ce fait la criminalité s’est reportée vers les commerces.

7 – Les responsables de magasin n’ont aucune vision en temps réel du niveau d’encaisse

Les opérations étant effectuées manuellement, il est assez long de réconcilier l’ensemble pour obtenir une vision globale de la recette et donc impossible de l’avoir à «l’instant T ».

8 – Les collectes de fonds (TdF) doivent être pré-définies à l’avance sans tenir compte du niveau de remplissage du coffre en back-office

Aujourd’hui le point de vente et le transporteur de fonds déterminent un nombre de passage par semaine en fonction d’un chiffre d’affaires estimé. Dans ces conditions les notions comme la saisonnalité, l’exceptionnel…ne peuvent pas être pris en compte. Ceci peut générer des déplacements non nécessaires.

Quelles sont les solutions alternatives ?

Il existe plusieurs options pour les commerçants qui souhaitent automatiser leurs process de gestion des espèces :

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Il y a des avantages et des contraintes pour chacune de ces solutions. Analyser précisément le fonctionnement du point de vente est nécessaire avant de choisir la solution la plus adaptée.

 

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